Здравствуйте! В связи с тем, что на дворе ноябрь 2021 года, вокруг планеты летают старлинки, бостон динамик испытывает потрясающих роботов, везде продаются айфоны 13 и даже голосование, перепись проводят электронно, я решил подумать о возможности отказа от ведения рабочих записей не нарушая требований.
На верном ли я пути? Где я не прав? Прошу Вас оказать помощь и спасибо за критику!
Рабочие записи необязательно делать на бумаге (от руки), это долго и по факту, на реальных измерениях, не получится все оформить без поправок и ошибок. Минусов очень много.
Предлагается алгоритм:
Способ 1
Измеритель на объекте пользуется ноутбуком, компактным ультрабуком или планшетом.
На электронном устройстве установлен тим вивер. В настойках тим вивера стоит запись соединения (запись не сохраняется, удаляется после завершения серии измерений). Запись нужна для того, чтобы в случае непредвиденной ситуации, восстановить информацию о введенных или полученных данных). Также, для избежания потери данных, в настройках word, на конечном устройстве установлена опция - сохранять каждую минуту. Введенные, по средствам удаленного рабочего стола, в автоматизированный программный комплекс данные сохраняются сразу на сервере организации. Сервер имеет систему резервного копирования, дополнительно, раз в неделю, данные копируются на жесткий диск, который хранится в сейфе, ключ от сейфа находится у руководителя ИЛ.
Электронное устройство запускается до 1 мин, вводимая информация легко считывается, удобна для использования, не потеряется. Использование ЭУ комфортно и экономит массу времени (например, не нужно два раза вводить информацию об осветительном оборудовании, сначала ручкой, потом на клавиатуре). Так как данные вводятся сразу на сервере, через удаленный рабочий стол, вероятность утери информации крайне мала, а риски, по сравнению с использованием бумаги, меньше или равны.
Имея эти, по нашему времени, примитивные технические возможности - сравните, как работают QR-коды, различные электронные метки, дневники на крупных предприятиях, терминалы логистических центров и т.д., у нас отпадает необходимость вести рабочие записи в принципе.
Для чего нужны первичные записи? Для того, чтобы зафиксировать измеренное значение, отразить его в протоколе, по необходимости воспроизвести.
Почему использовалась бумага (от руки) для первичных записей? Потому что это просто - все! Другой причины, по моему личному мнению, не существует и не может существовать - это сложившаяся практика.
Бумагу можно потерять, уронить в технологическую емкость, намочить, ее могут украсть, подделать, подменить. Нет способа проследить, именно на этом листе велись записи или нет? Лицо, присутствовавшее при проведении измерений, может поставить подпись и печать организации на рабочих листах уже после выдачи протокола измерений.
Имея вышеперечисленные технические возможности, в ведении первичных записей нет смысла.
Измеритель на объекте сразу создает протокол и вводит измеренные значения сразу в протокол. (возможно стоит ввести понятие - проект протокола, но не уверен, что в этом есть смысл. Документ сохраняется каждую минуту, затем проводится измерителем в базу, далее распечатывается, утверждается и выдается в обычном порядке).
Для подтверждения данных о полученных измерениях и введенных в ЭУ информации, после завершения серии измерений, измеритель в автоматизированном лицензионном программном комплексе сформировывает журнал регистрации измерений по факторам, в котором содержится информация о заказчике, месте проведения измерений, используемом оборудовании, условиях окружающей среды, те самые введенные значения и другие детали, необходимые для создания протокола. Сохраняет полученный документ в папке организации (в которой проводились измерения) на сервере в формате word. На колонтитуле каждого листа журнала регистрации измерений есть раздел для подписи лица, присутствующего при проведении измерений.
В день проведения измерений, с помощью портативного принтера, принадлежащего ИЛ или принтера заказчика, журнал распечатывается, подписывается представителем заказчика, по возможности утверждается печатью организации, в которой проводились измерения.
Подписанные листы журнала регистрации измерений сканируются, сохраняются (pdf) в папку организации-заказчика на сервере, оригиналы прикладываются к делу и сдаются в бумажный архив в обычном порядке.
Способ 2
Прописывается в СМ, как параллельный первому
Зона покрытия мобильных сетей огромна. В подавляющем числе случаев организации и предприятия находятся внутри мобильной сети.
Но есть и удаленные рабочие зоны, где нет интернетОВ.
В таком случае, измеритель создает протокол, распечатывает листы регистрации измерений, так же, как это описано в способе 1, но полученные результаты сохраняются на ЭУ с возможностью, в любой момент, при появлении сети, импортировать их в общую базу на сервере. Настойки word на ЭУ позволяют делать автосохранение каждую минуту. При включении устройства автоматически запускается программа захвата и записи экрана (для избежания утери данных и сохранении истории ввода информации, удаляется после импорта данных в общую базу).
По завершении серии измерений, копия портативной базы сохраняется на резервный usb-накопитель.
Способ 3
В случае, утери, утраты, уничтожения, кражи, поломки, программного сбоя электронного устройства, измеритель ведет обычные листы рабочих записей на бумаге.
