А тогда на каком основании эксперты РА приезжавшие в наши ИЛ шерстили архивы (у кого-то от и до у кого-то немного) ????
Сроки хранения документации в ИЛЦ.
- Автор темы VitaliyL
- Дата начала
На этот вопрос однозначного ответа нет, коллега.
Может потому что "поддавались", робели перед напористостью и убежденностью экспертов в своей правоте. Может потому что понимали, что архив не должен состоять из одних "заявок" заказчика и действуя по принципу, не буди лиха пока оно тихо, соглашались с их утверждением что не менее трех лет должны храниться самые важные документы, содержащие результаты измерений испытаний... Может "обучалки" надули в уши свое понимание..
Может всё вместе понемножку?
Мне ясно одно - сроки хранения и архивирования должны быть обоснованными и ни критерии, ни 17025 выверенных "рецептов" нам не дают. Придется думать и искать обоснование установленных НАМИ сроков хранения и архивирования самим.
Может потому что "поддавались", робели перед напористостью и убежденностью экспертов в своей правоте. Может потому что понимали, что архив не должен состоять из одних "заявок" заказчика и действуя по принципу, не буди лиха пока оно тихо, соглашались с их утверждением что не менее трех лет должны храниться самые важные документы, содержащие результаты измерений испытаний... Может "обучалки" надули в уши свое понимание..
Может всё вместе понемножку?
Мне ясно одно - сроки хранения и архивирования должны быть обоснованными и ни критерии, ни 17025 выверенных "рецептов" нам не дают. Придется думать и искать обоснование установленных НАМИ сроков хранения и архивирования самим.
1) Согласен, но можно рискнуть и не хранить. Но тогда д.б. подготовлена хорошая защита.
2) И ещё одно замечание про срок. У нас был ПК-5 и эксперт сказала, раз это ПК-5, то буду смотреть протоколы за 5 лет и смотрела....
1. Я не говорю, что нужно рискнуть и не хранить! Лишь о том, что мы не обязаны положениями Критериев и ГОСТ 17025.
2. А если Вы не обязаны хранить 5 лет, чего бы она посмотрела? Порассуждаем? В самом плохом раскладе пригрозила бы написать в акте несоответствие. А основание у нее какое было бы? Несоблюдение пункта Критериев (тогда № 326)? А Вы на стол текст пункта и давайте читать вместе - оформлю особым мнением в акте, что тот пункт про заявки, а про остальное - срок хранения и архивирования не установлен, значит устанавливаю своей СМК. А у меня в СМК (фантазирую сейчас) написано, что технические записи хранятся не менее срока действия договора с заказчиком, а затем утилизируются (могу показать процедуру уничтожения), а протоколы хранятся в течение года... или до момента передачи во ФГИС РА (процедуру или кусочек РК про это могу показать). И возможный вскрик эксперта - мне вас надо за пять лет посмотреть, - повис бы в воздухе, потому что "её желания не совпали бы с вашими возможностями", что законом не карается...
PS. В утвержденной программе проверки, с которой эксперт ОБЯЗАН был Вас ознакомить перед началом проверки, в самом конце должно было быть написано, что срок проверки начинается с момента окончания предыдущей до даты начала текущей проверки (слова другие, но смысл такой).
Сопротивляться надо учиться, коллега. Правда, иногда легче уступить.
Вообще это бред хранить заявки заказчиков. Это из всего архива наверное самые не нужные бумажки. У нас 80% заявок это приглашения поучаствовать в торгах приходящие по эл. почте или просто звонок. Т.е. ничего этого мы не храним вообще, какой вообще смысл несут заявки????? Теоретически я бы ещё понял хранить договоры как факт подтверждения работ, но заявки это нонсенс. Не храним и не будем их никогда за 5 проверок не спрашивали. А вот насчёт архива раб. записей надо подумать и м.б. действительно прописать в РК (или инструкции по архиву ну или ещё где) тот факт , что храним только на срок действия договора...
Это НЕ бред, если бы речь шла об измерениях, испытаниях в рамках подтверждения соответствия для последующей сертификации (кстати п. 63 приказа Росархива № 236, на который обратил внимание Анатолий Иванович, как раз про сертификацию). Но таких организаций в реестре аккредитованных лиц Росаккреитации приблизительно 10%. А РА, не особо задумываясь, решила распространить это на все аккредитованные ИЛ... Вот и получилось, то что получилось. На проверках привычно начинаем с того, что заявки в нашей лабораторной деятельности не несут никакой обязательной, существенной роли, что все обязательства (в том числе даты начала и кокнчания работ, оформления результатов, выдачи заказчику) фиксируются двух стороними договорами. И переходим к работе с договорами, распространяя на них обязательство хранить не менее трех лет. Как-то прилаживаться приходится реальностью к написанному в Критериях...
Никто и не требует хранить всякие там предложения по участию в тендерах и пр., если это не вылилось в дальнейшем в договор на выполнение работ. А вот заявки от заказчиков (именно от заказчиков, определение понятия которых дано в документах лаборатории - договорах) хранить все-таки стоит.
И заявки - это не ерунда, не «самые не нужные бумажки».
Если вести речь, например, об ИЛ, которые занимаются испытаниям для подтверждения соответствия продукции - это один из основных документов, это документ, который является юридическим подтверждением того, что заказчик предоставил на испытания «именно ту продукцию», которая будет в затем фигурировать в протоколе испытаний. Ведь лаборатория, когда пишет в протоколе наименование обследуемого объекта, ориентируется не на шильдик на нем (шильдик приклеить можно любой), а именно на то, как назвал эту продукцию заказчик в своей заявке.
Как правильно написала Татьяна Ивановна, в явном виде «заявка» присутствует в работе лабораторий, проводящих испытания для целей подтверждения соответствия.
Но, на самом деле, по факту «заявка» существует и в работах других лабораторий. Например, для лабораторий, занимающихся СОУТ такой заявкой по сути является, например, Перечень рабочих мест, который является часто приложением в договору.
И вот такие документы от заказчика, которые являются заявками по сути, я советовал бы хранить. Может статься, что для каких-либо будущих разбирательств эти документы будут доказательством того, что вы сделали для заказчика именно то, что он заказывал.
И заявки - это не ерунда, не «самые не нужные бумажки».
Если вести речь, например, об ИЛ, которые занимаются испытаниям для подтверждения соответствия продукции - это один из основных документов, это документ, который является юридическим подтверждением того, что заказчик предоставил на испытания «именно ту продукцию», которая будет в затем фигурировать в протоколе испытаний. Ведь лаборатория, когда пишет в протоколе наименование обследуемого объекта, ориентируется не на шильдик на нем (шильдик приклеить можно любой), а именно на то, как назвал эту продукцию заказчик в своей заявке.
Как правильно написала Татьяна Ивановна, в явном виде «заявка» присутствует в работе лабораторий, проводящих испытания для целей подтверждения соответствия.
Но, на самом деле, по факту «заявка» существует и в работах других лабораторий. Например, для лабораторий, занимающихся СОУТ такой заявкой по сути является, например, Перечень рабочих мест, который является часто приложением в договору.
И вот такие документы от заказчика, которые являются заявками по сути, я советовал бы хранить. Может статься, что для каких-либо будущих разбирательств эти документы будут доказательством того, что вы сделали для заказчика именно то, что он заказывал.
К сожалению, жизнь заставляет разделять то, что мы храним для "собственной безопасности", на случай разбирательства (в том числе и судебного), и то, что мы хранить обязаны. Если я правильно понимаю коллегу, поднявшего вопрос о хранении и архивировании, его интересовало как раз то, что мы хранить обязаны и на основании каких документов. Потому что если мы документы хранить и архивировать какой-то установленный сверху срок не обязаны, есть повод не все представлять проверяющим...
Да я о том же. М.б. запросец состряпать.
Во-первых, не факт что там разбираются, а не просто захотят "потопать ножкой" при случае... А второе вытекает из первого ( чтобы не попасть под необоснованные требования, самим надо точно знать). Законом определены сроки хранения отдельных документов (см. ФЗ Об архивном деле в РФ). Там для протоколов ИЛ определен срок хранения "не менее трех лет", а так как у нас протоколы связаны с другими материалами проведенных СОУТ, можно предположить, что этот срок относится и к материалам проведенных СОУТ.
НО, если Вы спрашиваете про хранение материалов СОУТ работодателем, ему их положено хранить долго-долго. Точно не скажу (в упомянутом ФЗ об архивном деле в РФ уточните), но либо 50, либо 75 лет... Я точное количество лет хранения не запомнила, потому что фирмы, как правило, столько не живут...
Если коротко - чужие не менее 3 лет, а свои - десятилетиями.
Нисколько. Нет в ФЗ обязанности ОПСОУТ что-то где-то хранить. Догадываюсь, к чему этот вопрос. Сами заварили кашу - сами пусть и расхлебывают.
Спасибо большое!