Сроки хранения документации в ИЛЦ.
- Автор темы VitaliyL
- Дата начала
В связи с тем, что приказ № 326 с 01.01.2020 года не действует (там было не менее трех лет для итоговых документов), а в новых Критериях о сроках обязательного хранения нет никаких слов, остается только ГОСТ 17025-2019. Там написано (не вспомню в каком именно пункте) - минимум в течение срока действия договора с заказчиком. Но это, кажется, о технических записях в лаборатории...
По срокам хранения документов есть еще приказ Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. Вот только не знаю: не попал ли он под регуляторную гильотину. Но по состоянию на настоящий момент имеющаяся у меня информационная ситстема показывает, что документ действующий.
Татьяна Ивановна, а под техническими записями , что понимается ????
Но там нет ничего до документы лаборатории, Анатолий Иванович. Это приказ об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
А лаборатория, как правило, структурное подразделение ЮЛ.
А ФСА проверяет не ЮЛ, только его структурное подразделение и только с ИЛ у ФСА спрос. На мой взгляд, лаборатория может отчитаться по срокам хранения, которые определены именно документами, регулирующими вопросы аккредитации - и приказ Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года не входит в их число.
См. ГОСТ 17025:
7.5 Технические записи
7.5.1 Лаборатория должна обеспечивать наличие в технических записях для каждого вида лабораторной деятельности результатов, отчета и достаточной информации, позволяющей, если это возможно, идентифицировать факторы, влияющие на результат измерения и связанную с ним неопределенность измерений, а также обеспечить возможность повторного проведения данной лабораторной деятельности в условиях, максимально близких к первоначальным. Технические записи должны включать дату и сведения о персонале лаборатории, который несет ответственность за каждый вид лабораторной деятельности и за проверку данных и результатов. Первичные наблюдения, данные и расчеты должны быть записаны в момент, когда они были получены, и должны отождествляться с конкретной работой.
7.5.2 Лаборатория должна обеспечивать прослеживаемость изменений, вносимых в технические записи, к предыдущим версиям либо к первичным наблюдениям. И первичные, и измененные данные и файлы должны сохраняться с указанием даты внесения изменений, сведений об аспектах, претерпевших изменения, и лицах, ответственных за данные изменения.
Перечень того, что Вы относите в техническим записям составляете сами и вписываете его (перечень) в раздел работы с документами своей СМК.
Татьяна Ивановна, но, если ИЛ является структурным подразделением организации, то любой документ ИЛ - это либо документ организации, либо внешний документ. Другого не дано. Попросту уровень этих документов может быть разный. И не более.
То, что документы ИЛ - это документы организации, подтверждает и содержание приказа Росархива № 236.
В качестве примера можно посмотреть пункт 407 данного приказа. Графа "Вид документа" данного пункта звучит так: "Отчеты по проведению СОУТ и документы к ним". А документами к Отчету по СОУТ согласно статье 15 426-ФЗ являются, в том числе, и такие документы ИЛ, как протоколы испытаний.
Но, если каких-либо видов документов ИЛ (являющихся одновренненно одним из видов документов организации) нет в Перечне приказа Росархива, то естественно, что на эти виды документов данный приказ Росархива не распространяется.
Хорошо, Анатолий Иванович. Тогда с другого краю - а за что меня накажет РА, если организация - мой заказчик не соблюдет сроки хранения, которые для нее установлены приказом Росархива № 236 по пункту 407?
Либо, например, пункт 63 приказа № 236, где говорится о протоколах испытаний
Кстати, в части хранения документов аккредитованной ИЛ есть еще один пункт приказа № 236 - это пункт 63, где также говорится о хранении протоколов. И не только о хранении протоколов, но и о хранении материалов по переписке.
Так я имел в виду не хранение документов у заказчика, а хранение их в ИЛ (точнее - в организации, куда входит ИЛ).
Кстати, в части хранения документов аккредитованной ИЛ есть еще один пункт приказа № 236 - это пункт 63, где также говорится о хранении протоколов. И не только о хранении протоколов, но и о хранении материалов по переписке.
Последнее редактирование:
Еще один момент в части протоколов. Первый экземляр протоколов измерений (испытаний) - это, действительно, собственность (документ) заказчика, так как за изготовление этой продукции заказчик заплатил деньги, и за хранение этих докумегнтов после их передачи должен отвечать он (заказчик)..
Но, насколько я знаю, ИЛ должна иметь архив протоколов проведенных измерений (испытаний). А вот материалы архива - это уже не собственность заазчика (их заказчик не заказывал и деньги за них не платил). Это уже собственноть (документы) организации, в составе которой функционирует ИЛ.
Но, насколько я знаю, ИЛ должна иметь архив протоколов проведенных измерений (испытаний). А вот материалы архива - это уже не собственность заазчика (их заказчик не заказывал и деньги за них не платил). Это уже собственноть (документы) организации, в составе которой функционирует ИЛ.
17025-2019, п. 8.4.2 Лаборатория должна осуществлять управление, необходимое для идентификации, хранения, защиты, резервного копирования, архивирования, поиска, срока хранения и уничтожения своих записей. Лаборатория должна сохранять записи в течение периода, установленного договорными обязательствами.
А что, правда в новых критериях нет про сроки? Тогда срочно меняем РК и уничтожаем все архивы)) (с) Дракон из Убить дракона
Все не получится: не позволяют пункты 63 и 407 приказа Росархива № 236.
А что получится??? В первую очередь волнуют первичные записи с мест измерений.
П 63 Документы (изображение знака соответствия, уведомления, доказательные материалы, протоколы исследований, испытаний, экспертные заключения, решения, переписка) по сертификации продукции (работ, услуг). Мы ей (сертификацией не занимаемся) уже можно лесом этот пункт наверное
п 407 Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий...
Получается должны хранить только готовые протоколы сколько то лет , а первичные (технические записи) только на срок действия договора с заказчиком???
Я так понимаю, что приказ Росархива распространяется только на тот вид документов, которые упонимаются в данном приказе. Нет какого-либо вида документов в данном приказе - значит этот приказ можно послать лесом.
Кстати, в этом приказе есть и про "записи". В конце приказа есть алфавитный перечень документов, на которые распространяется приказ. И в нем фигурирует два вида "Записей". Записи первичных результатов измерений (испытаний) и технические записи под эти два вида записей не попадают.
Кстати, в этом приказе есть и про "записи". В конце приказа есть алфавитный перечень документов, на которые распространяется приказ. И в нем фигурирует два вида "Записей". Записи первичных результатов измерений (испытаний) и технические записи под эти два вида записей не попадают.
Последнее редактирование:
Зарегистрирован в минюсте 06.02.2020, по закону - действует.
Что изменилось? Понимание того, что написано в п. 24.6 подпункт "б"
24.6. Наличие в документе (документах) системы менеджмента качества лаборатории системы управления документацией (правил документооборота), которая должна включать в себя:
б) систему хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования, предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью, по месту (местам) осуществления деятельности в области аккредитации архива документов, в том числе документов, представленных в лабораторию заявителями для проведения исследований (испытаний) и измерений, в течение трех лет со дня выдачи соответствующего документа о результатах исследований (испытаний) и измерений, или принятия решений об отказе в его выдаче...
О чем 24.6?
О том что в СМК лаборатории должны быть правила управления документацией. И о том, что они дожны включать в себя правила хранения и апхивирования. О сроке хранения и архивирования каких документов говорится в подпункте "б"? Только о "представленных в лабораторию заявителями для проведения исследований (испытаний) и измерений, в течение трех лет со дня выдачи соответствующего документа о результатах исследований (испытаний) и измерений, или принятия решений об отказе в его выдаче"
Обратите внимание на это, коллеги. И в № 326 точно также написано было. Про итоговые документы (протоколы) мы с Вами сами придумали... И в старых Критериях и в № 707 говорится про обязательные три года хранения заявок на измерения, испытания. Про итоговые документы (протоколы) мы с Вами сами придумали...