Ведение технических записей в электронном виде.

[Mersedes]

Добрый вечер Уважаемые коллеги!
Подскажите кто нибудь внедрил у себя в ИЛ ведение технических записей ( рабочие журналы, промежуточные протоколы ) в электронном виде ?
И если да как в этом случае обеспечивали прослеживаемость, конфиденциальность и т.д.
Буду признателен за любые советы.

P.S. на улице 21 век хочется наконец то отойди от этой бумажной волокиты и перейти на цифровые рельсы

 

[Самарчанка]

... хочется наконец то отойди от этой бумажной волокиты и перейти на цифровые рельсы

Еще как хочется, коллега! У меня вопрос приземленный - а что (и как) будете демонстрировать проверяющим с учетом дистанционной формы проверки?

 

[Mersedes]

Добрый день, Татьяна Ивановна!
Надеюсь в конце года все таки будет выездная а не дистанционная. Хотя могу и ошибаться.

Поэтому и хочу поинтересоваться у коллег что и как это можно внедрить. Если конечно возможно.
Вот вы у себя в лаборатории все по старинке? Это ладно если 100 мест а если 1000 то что заполнять по старинке ручной это же вообще труба. А с учётом нынешних цен за рабочее место. Производительность будет равняться нулю.
Подскажите как Вы у себя это сделали.?
С уважением

 

[Самарчанка]

Надеюсь в конце года все таки будет выездная а не дистанционная. Хотя могу и ошибаться.

Все проверки в 2020 году будут только дистанционными. Исключения - если предприятие с гос. тайной завязано крепко и, если проверка в рамках гос. контроля (это точно не ПК, не РОА, не изменение МОД).
Учитывая то, что все ГУ с апреля до окончания текущего года назначаются только в ФАУ НИА (и автоматом переносятся на 6 или 12 месяцев согласно постановлению № 440), велика вероятность того, что в 2021 году дистанционка по распределенным в 2020 году ГУ будет сохранена, просто потому что ФАУ НИА "не вывезет" все эти ГУ с выездом на место...
Давайте рассуждать дальше, коллега. Если с апреля ГУ распределяются только в ФАУ НИА, остальные ЭО много имеют шансов выжить, сохранив обязательную пятерку экспертов в штате? Логично предположить, что не все... Значит напряженка в 2021 году сохранится или усугубится.
Я ничего не утверждаю, просто прикидываю, как и большинство из Вас, как может быть.
И, если ПК будет на дистанционке, надо крепко подумать, как можно доказательно представить проверяющим электронный документооборот.
Теперь о себе (Вы спрашиваете). У нас есть журналы, которые мы ведем в электронном виде (вот хотя бы те, промежуточные, в которых фиксируются измерения). У нас для проверяющих возможна распечатка электронных журналов по запросу экспертов. В СМК специально прописали, когда и для чего распечатывается, как брошюруется и кто подписывает распечатанные листы.
Думаю, для дистанционки этот порядок приемлем, но придется отсканировать и отослать в систему то, что запросят эксперты...
И тут много зависит от того, как четко поставит задачи перед заявителем (аккредитованным лицом) экспертная организация.
Также организация процесса "нашей" стороной. Ведь суть дистанционной в том, что в режиме реального времени показывать (и доказывать) наличие запрошенных материалов, оборудования и т.д. В дистанционной проверке все довольно сурово - все под запись: запрос, представил/не представил, - всё фиксируется он-лайн. И фразочка в методике проведения дистанционной проверки удручает и пугает - если оперативно не представил и не передал в систему - уклонился...

 

[Mersedes]

Спасибо большое за большой,четкий и развернутый ответ Татьяна Ивановна.
А подскажите как у вас в ИЛ осуществляется проследиваемость (промежуточных протоколов или рабочих записей)?
Чисто гипотетически эксперт выезжает на замеры пишет в блокноте свои замеры и переносит их? В электронный журнал или бумажный?
Буду признателен за любое разьяснения.
Ибо хочется чтобы все данные измерений заносились в электронную форму. Ибо бумажную так же можно подделать, подрисовать и совершить другие действия и они ничем не лучше электронных журналов

 

[Самарчанка]

...как у вас в ИЛ осуществляется проследиваемость (промежуточных протоколов или рабочих записей)?
Чисто гипотетически эксперт выезжает на замеры пишет в блокноте свои замеры и переносит их? В электронный журнал или бумажный?

С рабочих переносим в электронные журналы измерений, а с этих электронных, после того, как ответственное лицо даст заключение о готовности материалов к оформлению итоговых документов, поступает назначенному работнику на оформление. У нас в фирме есть сеть, ответственный работник (который дал заключение о готовности к оформлению) открывает назначенному им работнику доступ к папке с электронными журналами.
Первичка с мест проведения измерений у нас хранится на бумажном носителе (вот те самые "почеркульки" в блокнотах) в так называемых "делах" по предприятиям, с которыми заключались договоры.
Теперь о прослеживаемости.
Согласно ГОСТ 17025-2019 это раздел 6.5. и к нашему разговору он (раздел 6.5.) отношения не имеет.
Наверное, Вас беспокоит п. 7.5.2 Лаборатория должна обеспечивать прослеживаемость изменений, вносимых в технические записи, к предыдущим версиям либо к первичным наблюдениям. И первичные, и измененные данные и файлы должны сохраняться с указанием даты внесения изменений, сведений об аспектах, претерпевших изменения, и лицах, ответственных за данные изменения.
Тут ничего нового у нас, коллега, не появилось. Мы и раньше изменения в технические записи делали с сохранением предыдущих записей: для бумажного варианта - зачеркивание исходного значения (чтобы было видно чего сначала было написано), рядом написание нового значения и обязательно дата, должность, роспись того, кто это сделал. При том, что в СМК определено кто может вносить такие изменения.
PS. У нас в СМК записано, что сам работник, который проводил первичные записи, этого делать не имеет права.
В электронном варианте технических записей - почти также, только у нас в этом случае еще и причина изменений записывается.
Мы не стали брать на себя обязательство изменения в технических записях подписывать ЭЦП, считаем, что достаточно хранения в "закрытых" папках, т.е. кто не попадя в них не заглянет даже.

...бумажную так же можно подделать, подрисовать и совершить другие действия и они ничем не лучше электронных журналов

Вы правы, можно... Но, коллега, СМК пишется не для защиты от злонамеренных действий, она в этом случае не поможет. СМК должна исключить (или хотя бы минимизировать) риски непреднамеренных ошибок, неточностей, неправильных действий.

 

[Mersedes]

Татьяна Ивановна. А какие у вас в ИЛ требования к рабочим записям ? т.е. "писулькам". Т.е кто то это прописывать надо? В том плане что записи должны быть читаемые и т.д. А то ведь мы пишем кто как хочет без структурированности и какой то логики, я о почерке, без указания например предприятия, метеофакторов и т.д.
А если в рабочих тетрадях заполнять все как надо а потом переносить в электронный журнал то получается двойная работа.....
Да и как осуществить какую то прослеживаемость в рабочих записях. Ведь блокноты не прошиты, не пронумерованы, принадлежность по почерку или ещё чему то тоже трудно доказать, а самое главное это как доказать что заказчик был и присутствовал? Или вы делаете какие то акты выезда? Или ещё какая то схема?
Ибо в многих лабораториях СОУТ многие должности выполняет сам эксперт он и замерщик он и оценщик и т.д.

 

[Самарчанка]

Татьяна Ивановна. А какие у вас в ИЛ требования к рабочим записям ? т.е. "писулькам". Т.е кто то это прописывать надо? В том плане что записи должны быть читаемые и т.д. А то ведь мы пишем кто как хочет без структурированности и какой то логики, я о почерке, без указания например предприятия, метеофакторов и т.д.
...

Не уверена что это кому-то интересно, но раз Вы спросили...
У нас "блокноты" не = блокнотам из магазина.
Разработаны иу утверждены шаблоны рабочих записей. Пришлось покумекать, чтобы предусмотреть все, что нужно записать при этом минимизировать ручные записи работников...
Когда готовимся к выезду, выбираем подходящий шаблон (бывает, что несколько шаблонов) дописываем в шапку шаблона название предприятия, дату и прочие важные мелочи, общие для этой работы, и распечатываем с небольшим запасом, потом сшиваем и выдаем работнику (или работникам - в зависимости от конкретных обстоятельств). Информация в шаблоне размещена таким образом, что "забыть" что-то сделать работник не сможет. Заполняя пустые графы шаблона от начала к концу, работник соберет всю нужную для полноценного проведения измерения информацию. Ему даже сильно задумываться не надо...
С разборчивостью почерков вопрос решится легче, чем Вам кажется, коллега. Не очень трудно разборчиво записать несколько значений в пустые графы. А если такое все же случится, последствиям работник будет не рад. Потому что ему либо придется писать объяснительную, на основании которой в первичку будут внесены изменения ответственным лицом организации (см. выше я об этом писала), либо ему придется поехать на предприятие еще раз и сделать всю ту же работу, но аккуратно оформив. Старательность и аккуратность повышается с первого раза, поверьте.

А если в рабочих тетрадях заполнять все как надо а потом переносить в электронный журнал то получается двойная работа....

Да, получается, но это воспроизводимость, коллега, и прослеживаемость.
Блокноты (или набор шаблонов) прошить, пронумеровать - не проблема. Причем не обязательно и прошивать и пронумеровывать. Обязательных требований к этому в НПА нет, поэтому как решите, руководствуясь здравым смыслом, и опишите в СМК, так и будет. Важно обосновать достаточность мер и выполнять то, что сами в СМК написали.

принадлежность по почерку или ещё чему то тоже трудно доказать

Давайте исходить из того, что у нас с Вами работают нормальные люди, а не шпиЁны и не засланцы конкурентов, ищущих возможностей подставить нашу лабораторию? Если Вы назначили работника (работников) для проведения измерений, подготовили СИ к выезду, выдали работнику все, что положено на выезд, он за это расписался перед выездом (а потом еще по возвращении сдал под роспись ответственному работнику), почеркульки "чужака" в его рабочих записях и прочие неприятности исключаются сами собой.

самое главное это как доказать что заказчик был и присутствовал?

Это - особый разговор. Во-первых, мы настаиваем, чтобы в приказе о создании комисии был пункт о назначении какого-то их работника ответственным (наблюдающим) за проведением измерений. Во-вторых, перед выездом согласовываем дату так, чтобы ответственный присутствовал. Если не получается договориться "мирно" (бывает и такое), выходим на первого руководителя и докладываем о ситуации. Как правило, у "ответственного" по приказу, сразу находится время и возможность присутствия. Если нет, заказчиком пишется приказ об изменении в приказ о создании комиссии в части назначения другого ответственного (наблюдающим) за проведением измерений.
Секретик. Обычно я звоню "наблюдающему" и пугаю его (её) - ходи везде за моими как приклеенный, так как будешь расписываться, что все видел, а иначе приказ своего руководителя нарушишь. Ну, как-то так... Странновато, но помогает.
Когда замеры заканчиваются, назначенный приказом руководителя ответственный расписывается на блокноте (ФИО, должность, приказ о назначении ответственным, роспись, дата или даты). Иногда заказчик проявляет инициативу - пишет отдельную бумажку на бланке организации/предприятия о том, что в такие-то дни такой-то работник сопровождал проведение измерений на таких-то рабочих местах. Мы не возражаем, если там написали все правильно.
Про акты выезда. У нас несколько бумажек. Сначала зав.лаб пишет служебку, что такого-то числа для такой-то работы нужны СИ и расходники. Потом мы по этой служебке собираем "в поход" замерщиков. Выше очень подробно описала как. Потом под роспись передаем по списку (на основе служебки зав.лаба) все приготовленное к выезду. В этой же бумажульке все контакты заказчика, которые могут понадобиться тем, кто едет. Когда возвращаются, так же по списку под роспись ответственного "приемщика" принимаем все что давали.
Ничего особенного, мне кажется, у всех приблизительно так же.

 

[Mersedes]

Спасибо большое за развернутый ответ..
Получается что у вас делается "тройная работа"
1). Записи в блокнот
2). Записи в электронный журнал
3). Записи в сам протокол .

Это все хорошо и замечательно ,если обладать хорошим штатом. Но увы многие лаборатории имеют минимальное количество экспертов т е. то количество которое надо Минтруду.5-6 человек . Они и замерщики они и оценщики они все в одном лице. При сложившихся ценах на рынке и в тендерной части (300-800 р) есть кто и по 1.5 берет но суть в том что . Или СМК или работа . На трёх стульях не получается сидеть .

Как вы относитесь к планшетной части- использование планшетов в технических записей на объекте заказчика и внесения через Интернет сразу в электронный журнал? Или тут тоже невозможно доказать прослеживаемость данных. + Подписывание Акта прибытия?
Или все таки только бумажная волокита в век цифровизации ???

 

[Самарчанка]

...
Как вы относитесь к планшетной части- использование планшетов в технических записей на объекте заказчика и внесения через Интернет сразу в электронный журнал?
...

Как к этому относится кто-то лично неважно. Все хотят уменьшения "бумагомарания", но кто нам позволит...
Аккредитующий орган давно и твердо держит жесткий и последовательный курс на "усилить и углУбить". И это касается всей линейки всепоглощающего желания РА постоянно и периодически получать доказательства "добросовестности". Посмотрите проект взамен приказа № 329 в части, касающейся нас:
2. Аккредитованные лица в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 13 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 412-ФЗ «Об аккредитации
в национальной системе аккредитации» дополнительно к сведениям
о результатах деятельности, установленным Положением, представляют
в Федеральную службу по аккредитации посредством федеральной государственной информационной системы в области аккредитации электронные копии документов, являющихся результатами деятельности аккредитованного лица (в том числе скан-копии), в сроки, установленные пунктом 11 Положения
И дальше ещё про нас:
5. Аккредитованные в национальной системе аккредитации испытательные лаборатории (центры) дополнительно к сведениям, указанным в пункте 1 настоящего Положения, представляют в Федеральную службу по аккредитации следующие сведения:
а) о выданных отчетах об испытаниях (протоколах испытаний)
с указанием их даты и номера, а также о средствах измерений, испытательном оборудовании, вспомогательном оборудовании, стандартных образцах и др., используемых при проведении исследований (испытаний) и измерений, в том числе с указанием сведений о поверке или аттестации применяемого оборудования;
б) об объекте исследований (испытаний) и измерений;
в) о лице, обратившемся в испытательную лабораторию (центр) с целью проведения исследований (испытаний) и измерений (заказчике) (наименование и контактные данные заказчика), и дате подачи такого заявления;
г) об идентификации применяемого метода;
д) об отобранном образце, включая описание, однозначную идентификацию и, при необходимости, состояние такого образца;
е) о дате получения образца для испытаний и дате и месте отбора образца;
ж) о дате и времени начала и окончания проведения исследований (испытаний) и измерений;
з) о методе отбора образцов, использованном лабораторией;
и) об адресе проведения исследований (испытаний) (в случае проведения работ по местам осуществления временных работ);
к) о результатах участия в межлабораторных сличительных (сравнительных) испытаниях.
Комментировать не буду, сами всё видите, понимаете...
PS.
Вы говорите - век цифровизации...
О перспективах цифровизации и возлагаемых на нее надеждах недавно говорил руководитель ФСА. Он это красиво назвал - инфраструктура доверия.
Что это за "доверие" и что оно нам несет, решайте сами, коллеги.
А я, пользуясь случаем, изложу свое видение текущей ситуации до конца.

С другой стороны (см. проект КоАП, который прошел первое чтение в ГД) ведется серьезная работа по увеличению штрафов для аккредитованных лиц, занимающихся оценкой соответствия (до 1 млн. руб.), а проектом новых Критериев (п. 2) "нечаянно" подгребли под оценку соответствия все ИЛ, аккредитованные в РА (там всего две категории: организации, занимающиеся оценкой соответствия и организации, занимающиеся единством измерений - т.е. получается, что если ты аккредитован в РА, значит занимаешься либо первым, либо вторым). Из чего следует, что в соответствии с новым КоАП (когда он вступит в силу) миллионные штрафы смогут вляпать практически любой лаборатории...

Про такие ситуации мой отец говорил - суслик "добровольно" из норы выходит, когда туда ведрами воду льют.
То, что напишу сейчас, не относится к техническим записям никак, но я считаю, что и это важно отметить .
Несколько лет назад (не важно когда именно) в ФЗ-412 ввели "странные" дополнительные статьи и пункты, которыми часть полномочий единого национального делегировалась подведомственному РА учреждению. Они тогда удивили внимательных "читателей", но не напугали, т.к. не касались никого из нас напрямую.
А как сейчас читаются те "странности" в ФЗ?
Когда официальный сайт аккредитующего органа давно является местом мощнейшей рекламы платной обучающей деятельности подведомственного ФСА учреждения, когда одним решением прекратили деятельность всех экспертных организаций (пока до конца 2020 года), и сконцентрировали исполнение всех ГУ (платных между прочим), назначаемых с апреля по конец 2020 года в одних руках - того самого подведомственного учреждения.... как Вы, коллеги, к этому относитесь? Без опаски? Получается единый национальный рекламирует платные услуги подведомственного учреждения, ФАУ НИА платно учит и оно же - направляет своих экспертов, по назначенным ГУ (платным), чтобы проверить компетентность, т.е. как мы (обученные в ФАУ НИА или не обученные там) работаем, соответствуем ли критериям и ГОСТ 17025-2019...
У меня первая (не самая главная) мысль - а, если сотрудники проверяемой организации обучились не в ФАУ НИА, а в другом обучающем центре, будет ли проверка от ФАУ НИА гарантированно объективной?
И главное - что происходит в едином национальном (и чем это обернется для аккредитованных лиц)? Вспомните, коллеги, за небольшой промежуток времени переходит на другую работу руководитель службы, один за другим с интервалом в полгода уходят два ключевых заместителя, меняется руководитель правового управления (+международные дела), на днях получили рассылку с прощальным письмом руководителя начальника управления аккредитации... А на ФАУ НИА сколько уже ставили "новых" и "самых новых" руководителей? Всё бы ничего, но хорошо бы понять у кого и как долго будут "чубы трещать" ...

 

[Mersedes]

Все это конечно хорошо. И буква закона и ФСА и многие другие вещи. Но я до сих пор не пойму какое отношение имеют к ФСА ,организации проводящие СОУТ? И никто на это дать четкий и аргументированный кроме слова "НАДО" не может. Мы не орган испекции , мы не выдаём сертификаты на продукцию ,мы не занимаемся калибровкой или поверкой. Это вообще не понятно зачем мы в ФСА. Кроме как драть с нас каждые два года деньги по полмиллиона и заниматься ерундой в виде СМК никаких плюсов я не вижу одни минусы и как Вы сказали Углубить и наказать вот и все .

Но Татьяна Ивановна не могли бы вы поделиться шаблоном промежуточного протокола ( в личку) хочу понять и все таки минимизировать эту писанину на обьекте заказчика ибо хочется чтобы замерщики делали замеры а не измерили освещенность за минуту а 10 писали цифры. Если конечно это не конфиденциальная информация ...
С уважением Вячеслав

 

[Самарчанка]

...Но я до сих пор не пойму какое отношение имеют к ФСА ,организации проводящие СОУТ? И никто на это дать четкий и аргументированный кроме слова "НАДО" не может. Мы не орган испекции , мы не выдаём сертификаты на продукцию ,мы не занимаемся калибровкой или поверкой. Это вообще не понятно зачем мы в ФСА...

А нас кто-то спрашивал? Кого-то интересовало наше мнение? Вы, коллега, подзабыли, наверное, как нам однажды честно ответили на все "почему" и "зачем" - "государство не ставит целью сохранение Вашего бизнеса".
Есть требования к организациям, проводящим специальную оценку условий труда. Они прописаны в федеральном законе. А там черным по белому в числе прочего: наличие в качестве структурного подразделения испытательной лаборатории (центра), которая аккредитована национальным органом по аккредитации. "Надо", прописанное в законе, не обсуждается, а выполняется.
И написанное в п. 3 части 1 статьи 19 ФЗ-426 из закона не уберут! Во-первых потому что наши измерения в сфере гос. регулирования, во-вторых (хотя первого достаточно), для Минтруда аккредитация организаций, занимающихся СОУТ, в едином национальном - главный "козырь" обоснованности, достоверности проведенных и проводимых СОУТ.

 

[Mersedes]

Да это все понятно Татьяна Ивановна. Только организации проводящие СОУТ это малый бизнес своего рода. И он даёт худо бедно рабочие места. Хотя понятно что государству на это до лампочки. И дело утопающих это как известно.....
Но это так мысли в слух..
Вернёмся к нашим баранам)))))
Какие все таки ваши мысли по поводу перевода всей этой бумажной писанины на цифровые рельсы? Пусть а ля планшет или ещё что то . Буду признателен за советы

 

[Самарчанка]

...
Какие все таки ваши мысли по поводу перевода всей этой бумажной писанины на цифровые рельсы? Пусть а ля планшет или ещё что то . Буду признателен за советы

Не смотря на желание упростить себе жизнь, не вижу возможности реализовать, т.к. доказать ФСА (особенно с учетом дистанционного способа выездной части экспертизы) что записи делались когда надо, в полном объеме и кем положено, будет, как минимум, труднее. И не факт, что эксперты ФАУ НИА (а значит и сама ФСА) признают новые формы доказательств (если даже мы с Вами их придумаем) достаточными и несомненными. А с ФСА работать, продвигая новые формы доказательств... не дай Бог, какой труд!
Вячеслав, я на простеньком примере попытаюсь объяснить.
Когда работали над ФГИС-2 (до ее официального появления, введения), больше полугода бились страшно за сохранение пакетной загрузки. В архитекруре ФГИС-2 пакетной загрузки не было заложено. Для наших лабораторий было сделано исключение, временно оставили нам ФГИС-1 с ее старенькими возможностями пакетной загрузки об итоговых документах. Общественники не успокоились и при каждой возможности тыкали в больное место по поводу необходимости пакетной загрузки во ФГИС-2 (ведь решение оставить пакет во ФГИС-1 было временным). Достучались, в ТЗ гос. контракта на модернизацию ФГИСа-2 включили строку о пакетной загрузке. По ТЗ сдача этого "модуля" должна была состояться в марте текущего года. Сейчас июль, а пакетная загрузка ФГИС-2 еще только в стадии тестирования.
Подчеркиваю, речь о нужной, но маленькой частичке улучшения взаимодействия аккредитованных лиц с аккредитующим органом.
Сколько это длится? Всё время пока существует ФГИС-2 + еще с полгода.
А теперь представьте сколько надо будет потратить сил и времени, чтобы донести до ФСА доказательность и достаточность данных, переведенных на цифровые рельсы? Без согласованности с ФСА, а через нее с экспертным корпусом, ничего не получится.
А кто этим будет заниматься? У кого есть столько времени и компетентности, чтобы справиться с такой "горушкой"? Вы среди коллег видите желающих и могущих положить с полгода (а то и год) жизни на такие согласования с ФСА?
Вот и весь мой ответ.

 

[Mersedes]

Согласен Татьяна Ивановна. Что такую гору Магомедов свернуть пока не наблюдается. Даже Минтруду все равно. Даже с его Клинскими методиками. Особенно по ЭМП и виброакустики волосы дыбом встают .

Татьяна Ивановна, а подскажите все таки подпись, печать и даты заказчика в так называемом блокноте устроит ли ФСА как прослеживаемость в цепочке : получение СИ, выезд на объект , записи ,оформление и выдача протокола ???

 

[Самарчанка]

... подпись, печать и даты заказчика в так называемом блокноте устроит ли ФСА как прослеживаемость в цепочке..

По моему опыту устраивает. Но это именно цепочка, Вячеслав. Помните, я писала - сначала настаиваем на том, чтобы в приказе о создании комиссии будет назначен человек, отвечающий (наблюдающий)? И дальше шаг за шагом.
Я пишу про свою организацию, как принято у нас. Не факт, что это самый лучший вариант для других организаций.
Еще один момент. Уже писаал, что первичка с мест проведения измерений у нас хранится на бумажном носителе (вот те самые "почеркульки" в блокнотах) в так называемых "делах" по предприятиям, с которыми заключались договоры. Когда договор "закрывается" к первичке прикладываем и другие рабочие документы: служебку-запрос зав. лаба о том, чего надо на выезд приготовить и кто назначается к поездке, акт передачи приготовленного к выезду исполнителю (если несколько человек едут, расписывается один из них, кого зав.лаб назначит старшим), акт приема после выезда того, что брали (включая остатки расходников), копию акта передачи материалов СОУТ заказчику. И вот уже это - полное "дело" закладывается в архив ответственным работником. После чего взять "дело" из архива можно только с разрешения первого руководителя организации. Даже зав.лаб не может взять, т.к. у него к архиву доступа нет (так принято у нас, у Вас может быть иначе).
Может быть еще не все обратили внимание, коллеги на содержание пункта 8.4.2 (в разделе Управление записями ГОСТа 17025-2019): Лаборатория должна осуществлять управление, необходимое для идентификации, хранения, защиты, резервного копирования, архивирования, поиска, срока хранения и уничтожения своих записей. Лаборатория должна сохранять записи в течение периода, установленного договорными обязательствами.
Это важный момент, коллеги.
В реальной жизни мы храним документы несравнимо дольше, но по истечении периода, установленного договорными обязательствами, НЕ ОБЯЗАНЫ хранить (и показывать экспертам) все свои документы в архиве. Конечно, за исключением того, что установлено пока действующими Критериями (приказ МЭР № 326): итоговые документы лаборатории (т.е. протоколы, а также акты отбора проб, если на отбор проб лаборатория аккредитована) хранятся не менее трех лет.
Вячеслав, думаю, я достаточно рассказала. Если Вам нужно и хотите узнать больше о работе по новой версии 17025, записывайтесь ко мне на трехдневнй курс (если интересно, пишите в личку)

 

[Самарчанка]

...использование планшетов в технических записей на объекте заказчика и внесения через Интернет сразу в электронный журнал? Или тут тоже невозможно доказать прослеживаемость данных.
...

С планшета через интернет прямо в электронный журнал? Теоретически - заманчиво, но реализация... Во первых, мы с Вами проводим замеры там, где проводим, и далеко не везде есть возможность передачи "сразу в электронный журнал". Во-вторых, в этом случае мы обязаны принять на себя дополнительные обязательства за сохранность и полноту передачи данных, проверку воспроизводимости на монитеорах у всех тех, кто с этими данными будет работать (разработать процедуру контроля и, в случае необходимости, исправления, установить периодичность такого контроля, порядок фиксации самого факта контрольных действий). В третьих, папки куда будет закачиваться информация с планшетов должны быть переведены в статус общих (а это уже не гуд, на мой взгляд) и потом (для воспроизводимости и прослеживаемости) нужно будет каждый раз , сохранив какой-то файл в этих папках, ставить "галку" о сохранении отметки о внесенных изменениях. И, если ставить где надо "галку" специалистов можно приучить (хотя ошибки из-за непривычного и обычно выполняемого автоматически действия, обязательно будут), то схитрить с внесением изменения в журнал файла "задним числом" (забыли, например жмякнуть на "сохранить" и решили, что все сделали правильно, потом через какое-то время поняли, что изменение в журнале не отразилось) не получится даже, если откатить время и дату на компе... "Откат" компа "подправит" время и дату , а порядок записей в журнале всё равно покажет, что была "хитрость" _ умысел, нарушение. И это только про файлы в формате exsel, с другими форматами своя морока...
А раз нарушение зафиксировано в журнале документа, значит коррекция, корректирующие...
Переходить на цифровые рельсы тоже надо с умом коллеги, осознав возможные последствия.

 

[Mersedes]

С планшета через интернет прямо в электронный журнал? Теоретически - заманчиво, но реализация... Во первых, мы с Вами проводим замеры там, где проводим, и далеко не везде есть возможность передачи "сразу в электронный журнал". Во-вторых, в этом случае мы обязаны принять на себя дополнительные обязательства за сохранность и полноту передачи данных, проверку воспроизводимости на монитеорах у всех тех, кто с этими данными будет работать (разработать процедуру контроля и, в случае необходимости, исправления, установить периодичность такого контроля, порядок фиксации самого факта контрольных действий). В третьих, папки куда будет закачиваться информация с планшетов должны быть переведены в статус общих (а это уже не гуд, на мой взгляд) и потом (для воспроизводимости и прослеживаемости) нужно будет каждый раз , сохранив какой-то файл в этих папках, ставить "галку" о сохранении отметки о внесенных изменениях. И, если ставить где надо "галку" специалистов можно приучить (хотя ошибки из-за непривычного и обычно выполняемого автоматически действия, обязательно будут), то схитрить с внесением изменения в журнал файла "задним числом" (забыли, например жмякнуть на "сохранить" и решили, что все сделали правильно, потом через какое-то время поняли, что изменение в журнале не отразилось) не получится даже, если откатить время и дату на компе... "Откат" компа "подправит" время и дату , а порядок записей в журнале всё равно покажет, что была "хитрость" _ умысел, нарушение. И это только про файлы в формате exsel, с другими форматами своя морока...
А раз нарушение зафиксировано в журнале документа, значит коррекция, корректирующие...
Переходить на цифровые рельсы тоже надо с умом коллеги, осознав возможные последствия.

Доброе утро, Татьяна Ивановна!

Спасибо большое за разъяснения. Пока значит моя мечта об цифровизации технических записей так и останется мечтой.

Татьяна Ивановна подскажите еще. Очень нужен Ваш совет. Мы почему-то с пандемией попали в списки на 6 месяцев я об РА а аналогичные организации на 12 месяцев. Как быть в таком случае?
И разве сейчас нельзя совместить ПК+ расширения. Говорят якобы что это будут разные процедуры. Типа с июня 2021 года вводят что то новое.

Заранее спасибо за разъяснения..

 

[Самарчанка]

Мы почему-то с пандемией попали в списки на 6 месяцев я об РА а аналогичные организации на 12 месяцев. Как быть в таком случае?

Писать в РА о необходимости устранения недоточности в списках.
Дружеский совет. Пишите конкретно - кто Вы (полное наименование аккредитованного лица), номер в реестре, подчеркните, что Вы не занимаетесь подтверждением соответствия, напишите какой ПК у Вас в этом году (и почему - согласно какого пункта, подпункта ст. 24 ФЗ-412, дату и номер решения о предыдущем ПК или решения об аккредитации - в зависимости от того, на ПК-2 или ПК-5 должны были в этом году выходить). Обязательно номер и дату Вашего исходящего. Там сложилась нехорошая "традиция" "пропускать мимо ушей" такие письма.
К нам в РГ письменно обратилось сначала 27, а потом еще 15 лабораторий с жалобами на "непорядок" со списками... Уже два письма отправили с таблицами о тех, кого "обидела" ФСА.
Переносится только ПК, коллега. Расширение останется, если Вы не напишите отказ от нее в произвольной форме (имеете право).

 

[Mersedes]

Писать в РА о необходимости устранения недоточности в списках.
Дружеский совет. Пишите конкретно - кто Вы (полное наименование аккредитованного лица), номер в реестре, подчеркните, что Вы не занимаетесь подтверждением соответствия, напишите какой ПК у Вас в этом году (и почему - согласно какого пункта, подпункта ст. 24 ФЗ-412, дату и номер решения о предыдущем ПК или решения об аккредитации - в зависимости от того, на ПК-2 или ПК-5 должны были в этом году выходить). Обязательно номер и дату Вашего исходящего. Там сложилась нехорошая "традиция" "пропускать мимо ушей" такие письма.
К нам в РГ письменно обратилось сначала 27, а потом еще 15 лабораторий с жалобами на "непорядок" со списками... Уже два письма отправили с таблицами о тех, кого "обидела" ФСА.
Переносится только ПК, коллега. Расширение останется, если Вы не напишите отказ от нее в произвольной форме (имеете право).

Т.е может ли ИЛ в следующем году совместить выездную (ПК+ расширение) или это две разные Госуслуги. Я не до понял. У нас в этом году в июне должно было быть ПК (аккредитовались в 2017)