Добрый день!
Подскажите, как быть в данной ситуации.
Надо выдать дубликат отчета, но эксперты, которые подписывали отчет у нас уже не работают.
Может ли начальник лаборатории подписать отчет за них? Как это оформить?
Термин «дубликат» следует отличать от понятий: «оригинал» и «копия» документа.
Общим у оригинала, копии и дубликата является их содержание, которое определяется по тексту подлинника, а затем повторяется в дубликате или копии.
Подлинник или оригинал документа, как определяется в соответствии с национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.8-2013, – это единственный или первый экземпляр документа.
Дубликатом является повторный экземпляр оригинала. Он имеет абсолютно такую же юридическую силу, как и оригинал, но отличается в некоторых реквизитах. Дубликат выдается взамен подлинника, поэтому одновременно может существовать только один дубликат.
- дубликат оформляется в той же форме, что и оригинал. Если подлинник был выполнен на бланке, дубликат заполняется на таком же формуляре. Этим дубликат отличается от копии, которая может быть выполнена на обычном листе бумаги;
- на дубликате проставляется штамп или делается надпись «Дубликат», на подлиннике, если он не утрачен, одновременно делается ссылка на выданный дубликат. Такое действие лишает оригинал юридической силы и дальнейшее его использование неправомерно;
- прописывается порядковый номер дубликата (если это прописано в Вашем порядке выдачи дубликатов);
- на дубликате снова проставляются необходимые подписи и печати.
Дубликат документа — это точный аналог своего предшественника, он полностью повторяет первоисточник и вновь действителен в одном экземпляре. Если его размножают, это будут уже копии дубликата (внимание - не оригинального документа, оригинал с выдачей дубликата как бы "умер"), даже заверенные, они не имеют правовой силы оригинала или дубликата. Копия имеет юридическую силу подлинника только в отдельных случаях, например, когда нотариально заверена копия договора.
Оформление дубликата описывается внутренними документами организации, выдавшей оригинал. У нас, например, описана выдача дубликата протокола, где мы написали, что в дубликате повторяется весь текст оригинала, без исключений и изменений (т.е. ФИО, должности подписавших когда-то указываются тоже), на каждом листе дубликата ставится штамп "Дубликат", достоверность выданного дубликата заверяется подписью назначенного внцутренним локальным актом (у нас приказом по организации) ответственного работника и печатью такой-то. Так как у нас выдача дубликата - большая пребольшая редкость, решили на дубликатах расписывается первый руководитель организации, включенной в реестр Минтруда и ставится печать организации. Вы можете в своих документах написать иначе: подписью зав. лаба + печать лаборатории, например...
PS. Копии заказчикам мы не выдаем вовсе...
Удачи, коллега.