Дубликат отчета по СОУТ

Добрый день!
Подскажите, как быть в данной ситуации.
Надо выдать дубликат отчета, но эксперты, которые подписывали отчет у нас уже не работают.
Может ли начальник лаборатории подписать отчет за них? Как это оформить?
 
Добрый день!
Подскажите, как быть в данной ситуации.
Надо выдать дубликат отчета, но эксперты, которые подписывали отчет у нас уже не работают.
Может ли начальник лаборатории подписать отчет за них? Как это оформить?
Термин «дубликат» следует отличать от понятий: «оригинал» и «копия» документа.
Общим у оригинала, копии и дубликата является их содержание, которое определяется по тексту подлинника, а затем повторяется в дубликате или копии.
Подлинник или оригинал документа, как определяется в соответствии с национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.8-2013, – это единственный или первый экземпляр документа.
Дубликатом является повторный экземпляр оригинала. Он имеет абсолютно такую же юридическую силу, как и оригинал, но отличается в некоторых реквизитах. Дубликат выдается взамен подлинника, поэтому одновременно может существовать только один дубликат.
  1. дубликат оформляется в той же форме, что и оригинал. Если подлинник был выполнен на бланке, дубликат заполняется на таком же формуляре. Этим дубликат отличается от копии, которая может быть выполнена на обычном листе бумаги;
  2. на дубликате проставляется штамп или делается надпись «Дубликат», на подлиннике, если он не утрачен, одновременно делается ссылка на выданный дубликат. Такое действие лишает оригинал юридической силы и дальнейшее его использование неправомерно;
  3. прописывается порядковый номер дубликата (если это прописано в Вашем порядке выдачи дубликатов);
  4. на дубликате снова проставляются необходимые подписи и печати.
    Дубликат документа — это точный аналог своего предшественника, он полностью повторяет первоисточник и вновь действителен в одном экземпляре. Если его размножают, это будут уже копии дубликата (внимание - не оригинального документа, оригинал с выдачей дубликата как бы "умер"), даже заверенные, они не имеют правовой силы оригинала или дубликата. Копия имеет юридическую силу подлинника только в отдельных случаях, например, когда нотариально заверена копия договора.
Оформление дубликата описывается внутренними документами организации, выдавшей оригинал. У нас, например, описана выдача дубликата протокола, где мы написали, что в дубликате повторяется весь текст оригинала, без исключений и изменений (т.е. ФИО, должности подписавших когда-то указываются тоже), на каждом листе дубликата ставится штамп "Дубликат", достоверность выданного дубликата заверяется подписью назначенного внцутренним локальным актом (у нас приказом по организации) ответственного работника и печатью такой-то. Так как у нас выдача дубликата - большая пребольшая редкость, решили на дубликатах расписывается первый руководитель организации, включенной в реестр Минтруда и ставится печать организации. Вы можете в своих документах написать иначе: подписью зав. лаба + печать лаборатории, например...
PS. Копии заказчикам мы не выдаем вовсе...
Удачи, коллега.
 
Про то, что дубликат полностью повторяет оригинал это понятно., и про то, что правила выдачи прописываются в лаборатории индивидуально тоже.
Главный вопрос, наверное, такой: в протоколах и картах, там где должны расписываться эксперты (уволенные) никто не расписывается? а просто ниже
заверяется подписью назначенного внцутренним локальным актом
Правильно я понимаю?
 
И если мы сшиваем на брошюраторе отчет, можем ли мы поставить печать "Дубликат" только на титульном листе отчета, а в протоколах и картах не ставить? Не будет ли это ошибкой?
 
Главный вопрос, наверное, такой: в протоколах и картах, там где должны расписываться эксперты (уволенные) никто не расписывается? а просто ниже
Совершенно верно. Указать ФИО, должности (как в оригинале) нужно, а сами подписи не делаете.
И не забудьте официально уведомить заказчика, что оригинал документа в связи с выдачей его дубликата с такого-то числа лишается юридической силы и дальнейшее его (оригинала) использование неправомерно.
И если мы сшиваем на брошюраторе отчет, можем ли мы поставить печать "Дубликат" только на титульном листе отчета, а в протоколах и картах не ставить? Не будет ли это ошибкой?
Ошибкой не будет, если Вы в своих документах такое допустите и опишите именно так, как написали. Но Вы писали про отчет...
Если протоколы и карты - отдельные документы, придется шлепать штампиком "дубликат" на каждый документ, коллега. Потому как дубликат документа, а не дубликата пакета документов, понимаете?
 
Отчет с другими подписями - это другой отчет. Если есть скан отчета - можете выдать копию, заверенную. Иначе - новый отчет с новыми датами подписания и прежними - составления. И во ФГИС его с новой датой утверждения, видимо.
 

EUGEN

местный
Команда форума
ФЗ о СОУТ допускает существование "дубликатов"? Подписи ознакомления в картах на "дубликат" юридически значимы? Протоколы - это отдельная история, там все решается в рамках СМК ИЛ и 17025.
 
EUGEN в 426 ФЗ про дубликат отчета ничего не сказано, но какой еще может быть выход, если потеряли отчет?
 
ФЗ о СОУТ допускает существование "дубликатов"?
Не запрещает точно.
Подписи ознакомления в картах на "дубликат" юридически значимы?
Дубликатом является повторный экземпляр оригинала. Он имеет абсолютно такую же юридическую силу, как и оригинал.
Выдача дубликата - вариант, приемлемый в исключительных случаях. Это неприятный и хлопотный момент в жизни организации, но если произошло "непоправимое", выход должен быть законным и хорошо организованным.
если потеряли отчет
Вы не забудьте получить от заказчика официальную писульку, про то, что они потеряли и просят... Береженого Бог бережет.
 
Последнее редактирование:
ФЗ о СОУТ допускает существование "дубликатов"? Подписи ознакомления в картах на "дубликат" юридически значимы? Протоколы - это отдельная история, там все решается в рамках СМК ИЛ и 17025.
Ну, вопрос выдачи дубликатов, копий и прочих сканов не является предметом регулирования закона №426-ФЗ и должен решаться в рамках общего документооборота компании...
 

EUGEN

местный
Команда форума
Протоколы - так как написано в СМК ИЛ и никак иначе, если не хотите проблем с РА. Остальную макулатуру отчета (карты, перечни, ведомости etc.) - все говорят верно и правильно. Можно и без штампиков - заверить чьей-нибудь подписью (руководителя юрлица наверное лучше всего, поскольку именно он подписывает "сведения о СИ и Экспертах", ну и ответственность за "идентичность" выданного то же несет он, а не ИЛ). Можно на сшитое наклеить самоклейку с печатью организации и подписью - её невозможно открепить не разрушив. Меньше заверять придется.
 
Сверху