Архив в электронном виде и усиленная ЭЦП

[Mersedes]

Добрый день, Уважаемые форумчане!

Во время документарной проверке столкнулись в экспертами РА в плане ведения "электронного архива". Эксперты утверждают что выданные протоколы должны быть с подписями и печатями переведены в pdf и подписаны "усиленной ЭЦП". Возникает вопрос читаю 707 Приказ РА:
24.6. Наличие в документе (документах) системы менеджмента качества лаборатории системы управления документацией (правил документооборота), которая должна включать в себя:
б) систему хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования, предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью.........

Получается что должно быть масло масленое? Т.е скан подписанных протоколов с печатью и еще потом подписывать усиленной ЭЦП? Или я чего то не понимаю.

Буду рад за разъяснения.

 

[Самарчанка]

Добрый день, Уважаемые форумчане!

Во время документарной проверке столкнулись в экспертами РА в плане ведения "электронного архива". Эксперты утверждают что выданные протоколы должны быть с подписями и печатями переведены в pdf и подписаны "усиленной ЭЦП". Возникает вопрос читаю 707 Приказ РА:
24.6. Наличие в документе (документах) системы менеджмента качества лаборатории системы управления документацией (правил документооборота), которая должна включать в себя:
б) систему хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования, предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью.........

Получается что должно быть масло масленое? Т.е скан подписанных протоколов с печатью и еще потом подписывать усиленной ЭЦП? Или я чего то не понимаю.

Буду рад за разъяснения.

Этому спору, Вячеслав, уже несколько лет! Именно потому что несколько лет тому назад убедили ФСА в том, что не надо городить огород с электронным архивом (вот эту фигню: подпись, печать, сканировать, а потом еще и заложить под ЭЦП - непозволительные излишества, превращающие электронный архив в обузу, а не упрощающее делопроизводство действие), в 707-ом сейчас написано понятно для всякого, умеющего читать.
Система хранения и архивирования может быть, как на бумажных носителях, так и на электронных. Причем не только или/или, союз "и" показывает что можно чего-то на бумажных, а чего-то на электронных носителях хранить, архивировать. Применительно к электронным документам (хранящимся в ИЛ) предложение подпункта "б" уточняет - подписанных усиленной квалифицированной. Всё, точка, никаких других условий к хранящимся в электронном виде документам нет.
Специально для тех, кто не устает губами шлепать, мечтая про подписанные сканы с синенькой печатью, напомню, что УЦП в организации имеет руководитель ЮЛ и зав. лаб, что в соответствии с ГОСТ 17025-2019 и . ГОСТ Р 58973-2020 "Правила к оформлению протоколов испытаний" важно не кто проводит измерения, а кто протокол утверждает. Согласно пункту 5.19. ГОСТ Р 58973-2020: Протокол испытаний утверждается руководителем испытательной лаборатории (центра) и/ или работником(ами) испытательной лаборатории (центра), улолномоченным(и) на утверждение протокола испытаний.
Уполномачивая кого-то на утверждение протоколов руководитель ЮЛ принимает на себя всю полноту ответственности за содержание протокола (хотя она итак по Уставу на руководителе ЮЛ). Так какая разница есть на протоколе синенькая подпись исполнителя или нет, если отвечает за всё не исполнитель, а руководитель и уполномоченное им лицо?
Уже потряхивает от упертости некоторых...

 

[Mersedes]

Добрый вечер, Татьяна Ивановна!

Спасибо большое за разъяснения. А то эксперты "слюной брызгают" типа. Приходят надзорные органы и просят выдать протокол такой то за за такой то год. Ну я как начальник ИЛ даю задание ответственному за архив он выдает протокол и тут эксперты РА начинают мне доказывать:
Вот у вас протокол подписанный ЭЦП выданный в формате WORD, а печатей и подписей сотрудников проводивших измерения нет. Типа это неправильно . Сами же РА подписывают Приказы УЦП и ничего. А тут докопались. Завтра покажу опять ваши разъяснения только от своего имени. Посмотрю что скажут.

 

[Самарчанка]

Добрый вечер, Татьяна Ивановна!

Спасибо большое за разъяснения. А то эксперты "слюной брызгают" типа. Приходят надзорные органы и просят выдать протокол такой то за за такой то год. Ну я как начальник ИЛ даю задание ответственному за архив он выдает протокол и тут эксперты РА начинают мне доказывать:
Вот у вас протокол подписанный ЭЦП выданный в формате WORD, а печатей и подписей сотрудников проводивших измерения нет. Типа это неправильно . Сами же РА подписывают Приказы УЦП и ничего. А тут докопались. Завтра покажу опять ваши разъяснения только от своего имени. Посмотрю что скажут.

Э, Вячеслав, это уже другая песня... В данном случае важно как у Вас описана выдача копии протокола из архива, точнее из электронного архива. Еще точнее, как у Вас описан порядок оформления копии.
Посмотрите у себя соответствующий раздел СМ, может там чего-то не дописано?
И по функционалу персонала пробежаться не грех, кто уполномочен заверять копии. Должен быть внутренний локальный акт (приказ, распоряжение о возложении обязанности заверять копии итоговых документов).

 

[Mersedes]

Э, Вячеслав, это уже другая песня... В данном случае важно как у Вас описана выдача копии протокола из архива, точнее из электронного архива. Еще точнее, как у Вас описан порядок оформления копии.
Посмотрите у себя соответствующий раздел СМ, может там чего-то не дописано?
И по функционалу персонала пробежаться не грех, кто уполномочен заверять копии. Должен быть внутренний локальный акт (приказ, распоряжение о возложении обязанности заверять копии итоговых документов).

Спасибо просмотрю все. Но возможно ли? Распечатать протокол без подписей и печатей (который подписан УЦП) и прописан в СМ. Написать копия и т.д и поставить печать. Или опять нужно чтобы был протокол в электронном архиве подписанный с печатью +УЦП (как хотят эксперты) и только на таком протоколе ставить копия верна печать и т.д?

Заранее спасибо

 

[Самарчанка]

Спасибо просмотрю все. Но возможно ли? Распечатать протокол без подписей и печатей (который подписан УЦП) и прописан в СМ. Написать копия и т.д и поставить печать. Или опять нужно чтобы был протокол в электронном архиве подписанный с печатью +УЦП (как хотят эксперты) и только на таком протоколе ставить копия верна печать и т.д?

Заранее спасибо

Нет, не так...
Мне мои "головастики" объяснили так. Когда Вы распечатаете протокол из архива, подпись с архива не слетит (только, если попробуете что-то в архиве или в отдельном протоколе, изменить). И на распечатанном протоколе из архива никаких следов, что он из архива взят не будет. Но... У Вас должна быть описана процедура выдачи копий, в том числе из электронного архива.
Должно быть оформлено основание для выдачи копии, например, распоряжение № ___ от ХХ. ххххх. 2021 г.: В связи с обращением ООО "Лютик" исх. № ХХХ от ХХ. ххххх. 2021 г. разрешаю выдать из электронного архива копию протокола № _________. Оформить копию в соответствии с порядком, изложенным в ____________. Передачу копии протокола осуществить так-то (например - после предъявления доверенности на получение копии протокола от ООО "Лютик") ...
Мы для себя придумали одну фишку (это не обязательно, просто нам так легче "вспомнить") - в архиве есть отдельный листик с перечислением всего, что лежит в заархивированной папке. Вот там же мы записываем кому, когда и на каком основании выдавалась копия протокола.
Все это у Вас наверняка есть и делается, просто в споре не всегда сразу вспомнишь что и где...

 

[Mersedes]

Нет, не так...
Мне мои "головастики" объяснили так. Когда Вы распечатаете протокол из архива, подпись с архива не слетит (только, если попробуете что-то в архиве или в отдельном протоколе, изменить). И на распечатанном протоколе из архива никаких следов, что он из архива взят не будет. Но... У Вас должна быть описана процедура выдачи копий, в том числе из электронного архива.
Должно быть оформлено основание для выдачи копии, например, распоряжение № ___ от ХХ. ххххх. 2021 г.: В связи с обращением ООО "Лютик" исх. № ХХХ от ХХ. ххххх. 2021 г. разрешаю выдать из электронного архива копию протокола № _________. Оформить копию в соответствии с порядком, изложенным в ____________. Передачу копии протокола осуществить так-то (например - после предъявления доверенности на получение копии протокола от ООО "Лютик") ...
Мы для себя придумали одну фишку (это не обязательно, просто нам так легче "вспомнить") - в архиве есть отдельный листик с перечислением всего, что лежит в заархивированной папке. Вот там же мы записываем кому, когда и на каком основании выдавалась копия протокола.
Все это у Вас наверняка есть и делается, просто в споре не всегда сразу вспомнишь что и где...

Татьяна Ивановна.
А вы не подскажите нужно подписывать каждый файл УЦП или можно допустим 1000 файлов сразу махом?

 

[Самарчанка]

Татьяна Ивановна.
А вы не подскажите нужно подписывать каждый файл УЦП или можно допустим 1000 файлов сразу махом?

А как Вам удобней?
Мы, например, закладываем в электронный архив документы 1 раз в год (имеем полное право!), поэтому нам удобнее закладывать папками, сформированными по заказчикам (собираем и храним сразу по окончании договора с конкретным заказчиком). Приняли для себя, что закладываем в архив 1 раз в 12 месяцев в течение 10 рабочих дней от окончания года. Поэтому мы можем закладывать в архив либо подписанные папки (по заказчикам), либо, как Вы говорите - сразу махом все, что сформировали за год. Нам кажется удобнее работать с подписанными папками, но в СМК прописана и возможность подписать сразу весь годовой объем (на всякий случай).

 

[Mersedes]

А как Вам удобней?
Мы, например, закладываем в электронный архив документы 1 раз в год (имеем полное право!), поэтому нам удобнее закладывать папками, сформированными по заказчикам (собираем и храним сразу по окончании договора с конкретным заказчиком). Приняли для себя, что закладываем в архив 1 раз в 12 месяцев в течение 10 рабочих дней от окончания года. Поэтому мы можем закладывать в архив либо подписанные папки (по заказчикам), либо, как Вы говорите - сразу махом все, что сформировали за год. Нам кажется удобнее работать с подписанными папками, но в СМК прописана и возможность подписать сразу весь годовой объем (на всякий случай).

Спасибо огромное за разъяснения. Будем разбираться 19-20 ВКС поэтому время подумать все еще раз проверить и т.д.
Татьяна Ивановна а вы в договоре или где то прописываете (или извещаете) заказчика, про выбор методик которые вам дает право заказчик выбирать?

 

[Самарчанка]

Спасибо огромное за разъяснения. Будем разбираться 19-20 ВКС поэтому время подумать все еще раз проверить и т.д.
Татьяна Ивановна а вы в договоре или где то прописываете (или извещаете) заказчика, про выбор методик которые вам дает право заказчик выбирать?

Вячеслав, я пол ФЗ-426 в договор переписала! Шучу, конечно, но про то, что Вы спрашиваете внесла почти без изменений в раздел "Права и обязанности" вот этот пункт из статьи 12 ФЗ-426: Методики (методы) измерений вредных и (или) опасных производственных факторов, отвечающие требованиям, установленным частью 4 настоящей статьи, состав экспертов и иных работников, проводящих исследования (испытания) и измерения вредных и (или) опасных производственных факторов, определяются организацией, проводящей специальную оценку условий труда, самостоятельно.

 

[Юлия 2013]

А как Вам удобней?
Мы, например, закладываем в электронный архив документы 1 раз в год (имеем полное право!), поэтому нам удобнее закладывать папками, сформированными по заказчикам (собираем и храним сразу по окончании договора с конкретным заказчиком). Приняли для себя, что закладываем в архив 1 раз в 12 месяцев в течение 10 рабочих дней от окончания года. Поэтому мы можем закладывать в архив либо подписанные папки (по заказчикам), либо, как Вы говорите - сразу махом все, что сформировали за год. Нам кажется удобнее работать с подписанными папками, но в СМК прописана и возможность подписать сразу весь годовой объем (на всякий случай).

Татьяна Ивановна, добрый день!
Я правильно поняла, что вы формируете архивные папки по заказчикам в течение года, но не подписываете их сразу ЭЦП, а делаете это 1 раз в год? А как отбиваетесь от экспертов, что в течении года, если файл не подписан, то кто-то может внести изменения в вордовские документы Архива?

 

[Самарчанка]

Татьяна Ивановна, добрый день!
Я правильно поняла, что вы формируете архивные папки по заказчикам в течение года, но не подписываете их сразу ЭЦП, а делаете это 1 раз в год? А как отбиваетесь от экспертов, что в течении года, если файл не подписан, то кто-то может внести изменения в вордовские документы Архива?

Так ведь должна быть система хранения и архивирования. У меня есть правила хранения документов (вообще), в том числе до архивирования. Система документооборота в лаборатории отработана таким образом, что доступ к хранящимся документам ограничен, взять готовый документ можно только одному специалисту лаборатории и то - по моему разрешению. У нас по письменному разрешению руководителя ЮЛ, вот как я писала выше для Вячеслава - пишу распоряжение на каком основании можно что-то готовое "достать" и что можно сделать. Специалисты лаборатории имеют доступ к документу только когда с ним работают в рамках своей компетентности, которая прописана в функционале. Потом сдают работу зав.лабу, тот принимает в специальную папку, к которой нет доступа у "рядовых", проверяет и либо утверждает, либо работает с конкретным специалистом по отдельным документам (ну, это рутинная работа, которая всем нам знакома). После утверждения протокола (с последующей выдачей заказчику на бумажном носителе) даже зав.лаб не имеет доступа к документам. С момента утверждения с документами работают только по распоряжению первого лица в организации. Даже выдача заказчику оформляется с моего письменного разрешения, фиксируется всё, от уведомления заказчика о готовности, до акта передачи ему материалов по доверенности. После передачи с документами уже никто в лаборатории не работает и "дотянуться" до них не имеет возможности. Вот это, Юлия, проверяющие отслеживают тщательно. А так как у нас это реально работает, вопросы плавно переходят к архивированию и резервному копированию.