Архив ИЛ

  • Автор темы Автор темы avsha
  • Дата начала Дата начала
A

avsha

Задался я тут вопросом по оптимальной организации архива для ИЛ и для организации.
У нас же тут новая версия ГОСТ вышла, в ней утверждается, что надо стараться внедрять электрический документооборот, в том числе и для архива. К новому ГОСТ надо изменять РК, так почему бы заодно не оптимизировать процедуру архивирования?
Давайте сообразим как это сделать?
Со сроками хранения более-менее ясно, это нам регламентируют КА. Три года минимум (и то определенный набор документов), а так - в зависимости от сферы деятельности компании.
Больше интересует сам алгоритм формирования архива. Самый злостный и предельный вариант - все на бумаге. Но надо много места для хранения, траты на бумагу и т.п. Самый современный вариант - хранить все в электронном виде. Но тут встают вопросы сохранения электронных данных.
Ваши мысли?
 
Готовлю курс обучения по внедрению 17025-2019. И вот мои соображения, коллеги.
17025-2019 требует хранения документации в течение действия договора (в нашем случае договора на оказание услуг). Но требования Критериев в отношении хранения "итоговых документов" (в нашем случае протоколов измерений) не менее трех лет, никто не отменял и пока отменять не собирается.
Тогда получается, что все бумажки храним в течение действия договоров, а протоколы не меньше трех лет.
Договор длится, как правило, не дольше календарного года. Тогда рабочий архив можно и на бумажном носителе хранить. А на хранение после окончания срока действия договорных отношений вроде уже и не надо закладывать? 17025-2019 к этому не обязывает. А по Критериям храниться должны только итоговые документы, т.е. протоколы... Про это мы в СМК написали (и эксперты приняли это безропотно), что в архив закладываем один раз в год по истечению двух недель после окончания календарного года, храним в электронном виде под УЦП. Также и резервное копирование.
 
Самарчанка написал(а):
Про это мы в СМК написали (и эксперты приняли это безропотно), что в архив закладываем один раз в год по истечению двух недель после окончания календарного года, храним в электронном виде под УЦП. Также и резервное копирование.
Нажмите для раскрытия...
А как же возможные проблемы с ГИТ и Рострудом? А если нужно будет поднимать данные по компании, какие то подтверждающие выезд документы, заключение об идентификации и т.п.?
У нас, теоретически, должно быть два архива - архив ИЛ и организации.
Или речь в вашем посте идет только об архиве ИЛ для РА?
 
Я писала только про архив ИЛ (у кого чего болит, тот о том и говорит :dntknw:).
Архив организации - другое дело. И там каждый из нас хранит то, что считает нужным, не отчитываясь перед проверяющими, основываясь на приниципе разумной достаточности. И вот ценность такого архива, как раз в бумажках с "синенькими" печатями и подлинными подписями... Мы храним лет пять точно, даже больше...
И это не касается ФСА!
 
Хороший документ, но он для нас не обязательный. Прочитать и принять к сведению, может даже что-то использовать - благое дело. Но только на добровольных началах!
Исключение - случаи, когда мы храним какие-то особые бумажки... Но у нас таких не бывает.
 
Войдите или зарегистрируйтесь для ответа.
Назад
Сверху